Als je begint met ondernemen, ben je verplicht een administratie bij te houden. Maar hoe moet je boekhouden? Als je vanaf het begin hier een goede structuur in aanbrengt, voorkomt dit extra werk. Een goede structuur is dus belangrijk en helpt er bovendien mee tijd te besparen.
Hoe je wilt boekhouden is helemaal aan jou. Boekhouden betekend dat je de administratie of boekhouding van je onderneming op orde brengt. Je verwerkt niet alleen inkomende en uitgaande facturen maar je besteed aandacht aan de hele administratie. Dit betekent bijvoorbeeld ook het bijhouden van je kilometers of je uren.
Startende ondernemers doen vaak hun administratie in Excel, maar ik zou aanraden gelijk te beginnen met een boekhoudpakket. Je kunt als starter de eerste 15 maanden gebruik maken van E-boekhouden.
Bewaarplicht administratie
Het is in elk geval belangrijk al je documenten te bewaren. Je kunt hier vinden welke gegevens je moet bewaren. Je hebt een bewaarplicht van de administratie van 7 jaar. Voor administratie met betrekking tot onroerende zaken en het éénloketsysteem is dat 10 jaar.
Structuur in je administratie
Zorg ervoor dat je al je belangrijke documenten bewaard. Dit kan bijvoorbeeld door een map met papieren bij te houden, maar je mag ook alles digitaal bewaren. Zorg er dan wel voor dat je geregeld een back-up van je gegevens maakt.
Om de nodig structuur aan te brengen, sorteer je facturen op factuurdatum. Zo kun je gemakkelijk facturen terugzoeken. Zo kun je bij het doen van de btw-aangifte gemakkelijk de benodigde facturen zoeken.
Inkomende facturen
Verzamel al je facturen en bedenk voor jezelf een systeem hoe je bij kan houden dat je deze facturen betaald hebt. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een aantekening op de factuur te zetten of deze te verwerken in een boekhoudpakket.
Verkoopfacturen
Als ondernemer wil je natuurlijk betaald krijgen. Daarvoor zul je facturen moeten gaan maken en opsturen naar je klanten. Om het voor jezelf makkelijker te maken kun je werken met een vast factuursjabloon. Je kunt dit maken in Word of Excel. De meeste boekhoudpakketten werken met een vast factuursjabloon waardoor je vaak met een paar drukken op de knop een factuur kunt draaien. Wil je helemaal tijd besparen en geen facturen maken? Dan kun je via een betaalsysteem een betaallink sturen naar je klant en vervolgens wordt er automatisch een factuur gemaakt.
Scheiding in je kosten
Zorg er ook voor dat je privé kosten en zakelijk kosten goed gescheiden houdt. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door een zakelijke bankrekening aan te vragen. Zo voorkom je dat je zakelijke transacties met jouw privé bankrekening betaald en andersom. Zo blijf je een goede scheiding in de administratie houden.
Inzicht in je cijfers
Als je een goed systeem gebruikt voor je administratie, krijg je ook een goed inzicht in je cijfers. Zo kun je eenvoudig aflezen hoeveel winst je draait, of je ergens nog kosten kunt besparen en of je nog in lijn ligt met je begroting. Als je een boekhoudpakket hebt kun je in één oogopslag dit aflezen. Dit maakt het ook makkelijker om de aangifte inkomstenbelasting of omzetbelasting in te dienen.Om het boekhouden voor jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, kies voor een boekhoudpakket dat zo veel mogelijk voor jou automatiseert. Denk aan het scannen en herkennen van facturen met een mobiele app of het automatisch verwerken van bankafschriften.
Heb je wat meer begeleiding nodig om te leren hoe je moet boekhouden? Ik heb een cursus boekhouden voor startende ondernemers ontwikkeld. Na de cursus weet je hoe je moet boekhouden en de btw-aangifte moet opstellen. Je kunt hier meer informatie vinden over de cursus.
