Het kan gebeuren dat je een keer een factuur voor de zaak, privé betaald. Het kan ook gebeuren dat je nog geen zakelijke bankrekening had en dat je daardoor eerst zakelijke kosten privé hebt betaald.
Zijn deze kosten dan niet meer aftrekbaar? Nee, je kunt deze kosten nog steeds verwerken in de boekhouding.
Aanloopkosten privé betaald
Dit komt vaak voor bij aanloopkosten. Dit zijn zakelijke kosten die je hebt privé betaald toen je begon met ondernemen en voor je stond ingeschreven bij de KVK. Je had toen waarschijnlijk nog geen zakelijke bankrekening en schoot daarom alles voor met een privé bankrekening. Deze kosten wil je uiteraard nog wel in de boekhouding verwerken, want hoe meer kosten je kunt opvoeren, hoe lager de winst en hoe minder inkomstenbelasting je betaalt. Inboeken deze facturen! Je mag alle aanloopkosten die je maakt vanuit een zakelijk oogpunt aftrekken.
Hoe doe je dat?
Je verwerkt de factuur net zoals je andere facturen zou verwerken. Je kiest een tegenrekening en verwerkt de btw. Deze post blijft voor de boekhouding nu natuurlijk in de openstaande postenlijst (crediteuren) staan, omdat het boekhoudpakket vanuit de zakelijke bankrekening geen betaling op deze post herkend. Je zult zelf deze betaling moeten verwerken. Afhankelijk van het boekhoudpakket kun je dit bij de open post aangeven of verwerk je dit als een memoriaal boeking. Je kiest daarbij altijd als tegenrekening ‘Privé storting’. Je hebt als het ware een vordering op jouw onderneming gecreëerd.
Terugbetalen zakelijke kosten die privé zijn betaald
Je kunt er ook voor kiezen jezelf terug te betalen. Je maakt vanuit de zakelijke bankrekening het verschuldigde bedrag over naar jouw eigen privérekening. Je hoeft nu geen correctie meer te maken. In plaats daarvan koppel je deze banktransactie aan de openstaande factuur.
Administratie
Zorg ervoor dat je voor je eigen administratie de facturen en bonnen goed bewaard. Heb je geen factuur meer, dan mag je de btw namelijk niet terugvragen. Zet op de factuur dat je deze privé hebt betaalt, dit voorkomt eventueel zoekwerk in de toekomst. Lees hier meer over het bewaren van de administratie.
Scheiding privé en zakelijke kosten
Hou voor jezelf een goede scheiding aan tussen de kosten die je betaalt met de zakelijke bankrekening en de privérekening. Het is echt aan te raden een zakelijke bankrekening te nemen. Door verschillende bankpassen te hebben heb je veel meer overzicht in de boekhouding en kruisen de betalingen minder snel. Natuurlijk is het niet erg om een keer een verkeerde pas te gebruiken, maar voorkom dit zo veel mogelijk.
In mijn community heb ik een video in de Kennisbank staan waarin wordt uitgelegd hoe je in bijvoorbeeld E-boekhouden deze transactie verwerkt.
