Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren? Dit is een vraag die veel ondernemers aan mij stellen.
Dat antwoord is makkelijk: je bent verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.
Welke administratie moet ik bewaren?
Welke administratie moet je bewaren en wat valt onder de administratie? Dit gaat om de basisgegevens uit de administratie. Denk aan alle gegevens van debiteuren, crediteuren, verkoopfacturen en inkoopfacturen. Om de juiste cijfers en resultaten te bewaren, kun je de aangiftes of jaarrekeningen bewaren. Voor de zekerheid kun je ook een kopie van de balans, winst- en verliesrekening en grootboekkaarten bewaren.
Vergeet niet om je uren- en kilometerregistratie ook te bewaren! Heb je nog geen handige manier gevonden om de uren en kilometers voor je bedrijf bij te houden? Download dan hier mijn ‘Grip-op-je-cijfers-pakket’!
Vergeet ook niet gegevens met betrekking tot privégebruik van de auto. Dit is van belang voor de omzetbelasting. Je moet ook kunnen aantonen waarom je een bepaald bedrag aan btw hebt teruggevraagd van de Belastingdienst of hoeveel je hebt betaald.
Als je gebruik maakt van een kassa of kassasysteem, dan moet je de kasadministratie en de kassabonnen ook bewaren. Ook de bankafschriften van de afgelopen 7 jaar moeten bewaard blijven.
Vergeet niet de overeenkomsten, contracten en andere afspraken die zijn vastgelegd (op papier). Bijbehorende is alle correspondentie, denk aan mails en brieven.
Zelfs als je de boekhouding uitbesteed moet je de administratie 7 jaar bewaren. Je bent nog steeds zelf verantwoordelijk voor het juist bewaren van de administratie. Ook als je gestopt bent met ondernemen, moet je de administratie 7 jaar bewaren.
Het betekent niet dat je al je administratie moet uitprinten en in mappen in een archiefkast hoeft te bewaren. Is het verplicht je administratie op papier te bewaren? Nee. Je kunt je administratie ook digitaal bewaren. Door te werken met een online boekhoudpakket zoals E-boekhouden kun je bijvoorbeeld een digitaal archief aanleggen. Als je ooit wisselt van boekhoudpakket, vergeet dan niet alle facturen en informatie uit je oude boekhoudpakket te exporteren.
