Yes, je hebt eindelijk je eerste klant gevonden en nu is het tijd om je klant een factuur te versturen. Maar hoe maak je een factuur? In dit artikel leg ik je uit hoe je een goede factuur maakt in 5 stappen.
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen waar je aan moet voldoen. Anders kom zowel jij als je klant niet in aanmerking voor de btw-aftrek. Ik leg je in vijf stappen uit hoe jij een goede factuur maakt.
Stap 1. Kies voor een goed boekhoudprogramma
De eerste stap is om te kiezen voor een goed boekhoudprogramma. Ik ben zelf enorm fan van E-boekhouden. Hierin kun je je facturen en offertes maken, je urenregistratie bijhouden en je kan je bank hier ook aan koppelen.
Stap 2. Zorg ervoor dat je factuur een duidelijk en herkenbare opmaak heeft.
Het is belangrijk dat de factuur die je stuurt naar een klant er duidelijk en overzichtelijk uitziet. Zorg ervoor dat je logo en bedrijfsnaam en je eventuele huisstijl hierin naar voren komen. Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma, zoals E-boekhouden, kun je gebruik maken van een standaard factuur en deze aanpassen naar jouw huisstijl.
Stap 3. Zorg ervoor dat de juiste zaken op jouw factuur vermeld staat, namelijk:
- Je btw-nummer en het btw-tarief dat van toepassing is op jouw product of dienst.
- Het bedrag van jouw product of dienst in- en exclusief btw.
- Je KVK-nummer.
- De factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn).
- De datum van levering.
- De naam en het adres van jezelf / jouw bedrijf en je klant.
- De producten of diensten die je levert.
- De hoeveelheid uren of producten je in rekening brengt.
Stap 4. Verstuur je factuur direct na het afronden van een opdracht of aan het einde van de maand.
Zorg ervoor dat je snel na het afronden van de opdracht een factuur verstuurd naar je klant. Werk je op uurbasis? Zorg dan dat je aan het einde van de maand of het begin van de nieuwe maand de factuur direct stuurt. Hierdoor ligt de opdracht nog vers in het geheugen van je klant en zullen ze ook sneller betalen. Verstuur je factuur in ieder geval vóór de uitreikingsdatum: dit is de 15e van de maand volgende op de maand waarin jij jouw dienst of product hebt geleverd. Dit is bepaald door de Belastingdienst.
Zorg er ook voor dat jouw klant weet wat jouw betalingstermijn is. Dit kan je aangeven op jouw factuur, in de offerte of in jouw Algemene Voorwaarden.
Stap 5. Zorg dat je al je facturen minstens 7 jaar bewaard.
Wanneer je ondernemer bent is het belangrijk dat je je administratie minstens 7 jaar bewaard. De Belastingdienst kan dit namelijk nog opvragen bij je. Digitale kopieën van jouw facturen zijn voldoende. In mijn blog ‘Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?‘ vertel ik je hier meer over.
Hopelijk heb je nu antwoord op de vraag: Hoe maak je een factuur? Heb je meer uitleg nodig? Wordt dan lid van mijn Community waarin jij al jouw vragen kan stellen of schaf mijn cursus ‘Vliegende start met je boekhouding‘ aan. Hierin leer ik je alle ins- en outs over boekhouden zodat jij hier zelfstandig mee aan de slag kunt gaan.
